Ответы на эти вопросы помогут прояснить, какие задачи нужны на самом деле, а какие можно вычеркнуть из списка дел. Метод Эйзенхауэра заставляет сомневаться в необходимости того или иного https://deveducation.com/ действия. Вместо того, чтобы бездумно повторять задачи, вычеркните их из своего плана.
Как фотографу планировать свое время RC.Incubator
Матрица состоит из четырех квадрантов — «Планировать», «Делать», «Делегировать» и «Сделать позже». Раньше мы писали о самом легком методе выполнения любых задач, матрица эйзенхауэра который используют все. Во второй квадрат вносят те дела, которые для вас важны, но которые могут подождать. Например, записаться к врачу, выложить пост в Инстаграме, пробежка. Для этих дел лучше указать дедлайн и не оттягивать их до последнего, чтобы они не попали в красный квадрат.
Как работает квадрат Эйзенхауэра? Пример и шаблон
Важно сделать это письменно, в таком формате, чтоб Как стать frontend программистом с нуля члены команды в любой момент могли обратиться к этой информации в случае конфликта или непонимания. Удобнее всего использовать для распределения задач один из множества таск-трекеров. Они позволяют и распределять задачи, и переносить их с одного человека на другого, и следить за динамикой выполнения работы.
- «Неважное+срочное» бывает трудно отделить от важного и срочного.
- Используя ее, вы сможете сосредоточиться на важных задачах, избежать лишних отвлечений и эффективно планировать свой день.
- Идеальный вариант – когда этот пункт остается преимущественно пустым.
- Благодаря цветовой дифференциации вы сможете визуально оценить количество затрачиваемого времени на каждый вид деятельности.
- В нем отсутствие эффективной приоретизации ведет к пропущенным дедлайнам, стрессу и снижению производительности.
Матрица Эйзенхауэра: пример как расставлять приоритеты
Они могут избежать спешки в последнюю минуту для выполнения срочных задач. Привлечение правильных людей к выполнению менее важных задач освобождает время для выполнения самых важных задач. Избавление от бесполезных занятий, таких как просмотр веб-страниц, позволяет сотрудникам работать более продуктивно. Они могут эффективно свести к минимуму отвлекающие факторы и избежать откладывания на потом. Приоритеты задач в команде являются важным аспектом эффективного управления проектами и достижения общих целей.
Не теряй времени: 5 самых эффективных техник тайм-менеджмента
Чтобы менеджеры, которые ставят задания, руководствовались единым принципом, а не ставили самый высокий приоритет, чтобы их задачу сделали первой и их похвалило начальство. Матрица управления временем ― Стивен Кови посвятил ей целую главу в своей знаменитой книге «Семь навыков высокоэффективных людей» ― инструмент организации своей жизни. Поймите, что задача может быть важной, но не срочной. С другой стороны, важность относится к влиянию на цели. Если невыполнение задания нанесет ущерб долгосрочным целям, тогда эта деятельность важна. Очень помогает избегать прокрастинации, составлять контрольные списки, формирующие привычку, и использовать инструменты тайм-менеджмента.
Матрица делает приоритеты наглядными и помогает избежать хаоса в задачах. Подходя к этим задачам, необходимо быть максимально внимательными. Проработав квадрат В, вас ждет достижение цели/целей. Эти планы не торопят и не вводят вас в стресс, а значит нет никаких препятствий, чтобы сделать все максимально точно. Главное — не затягивать, иначе задачи из этого квадрата могут перейти в квадрат А. Обидная ситуация, если 2 человека делают одну и ту же работу, не зная об этом.
Например, Google Docs позволяют искать по названию и содержанию и отслеживать все изменения в документе. Некоторые системы для управления проектами позволяют привязывать документы сразу к конкретному проекту и хранить в системе. В украинской системе управления проектами Worksection.com можно не только привязывать документы Google Docs к проектам, но и вносить в них правки (не выходя из системы). «Важное+несрочное» — это наши обыденные дела, которые просто следует неспешно, но верно выполнять в срок. Предполагается, что время на это мы ещё не успели упустить, а значит можем уделить задаче необходимое внимание. Самые важные требуют больше усилий и так по спадающей.
Вот и выходит, что все главные вопросы получают свою долю времени и усилий, а мелочи отходят на второй план, которые и делать не всегда обязательно. Почему одни люди имеют просто кучу дел и все успевают, а другие. Как не стараются, а не могут исполнить даже четвертой части того. Дело даже не в загруженности, не в обязанностях, не том, насколько человек сам настроен. Дело в том, как человек умеет планировать свое время, чтобы все успевать, более того, чтобы успевать больше.
Срочными и при этом не важными делами могут быть ответы на сообщения, бытовые хлопоты, выполнение просьб других людей. Дела из этой ячейки не решают ничего важного, но могут тормозить осуществление ключевых целей и забирать время. Под каждым пунктом записываются подходящие под критерии дела. Таким способом становится понятно, какими задачами следует заниматься в приоритете, а какими ‒ и вовсе не стоит. Перечисленные пункты следует поделить на квадрат и заполнять его по мере появления планов и заданий.
И помните — делать бэкапы электронных баз данных очень важно или хотя бы параллельно вести самые важные записи в бумажном виде. Эйзенхауэр предложил разбивать все дела на группы в зависимости от их срочности и важности. Если изобразить это на бумаге, то получится матрица, в которой можно будет выделить несколько групп дел.
Матрица Эйзенхауэра – это метод организации задач по уровню срочности и важности, помогающий эффективно приоритезировать важнейшую работу. Эти задачи не помогают приблизиться к основной цели, мешают сосредоточиться на главном и при этом забирают много энергии. Очень легко перепутать дела из квадрата А с пунктами из квадрата С. Поэтому внимательно пересмотрите их и корректно оцените важность. Ежедневные задачи и планы зачастую мы распределяем неправильно, непродуктивно выстраивая приоритеты и хронологию выполнения.
По-хорошему, в этот квадрат должны попадать только форс-мажоры. Если, вы работаете в постоянном режиме выполнения важных и срочных задач, то, у вас проблемы. Постоянное наличие задач в этом пункте говорит о плохом планировании, неумении расставлять приоритеты, неорганизованностью, ленью, постоянным откладыванием важных дел на потом. Все другие задачи отодвигаются на второй план, и вы начинаете делать отчет. Квадрант «Важно/Не срочно» заслуживает самого пристального внимания — в нем находятся наиболее приоритетные и перспективные дела, ведущий нас на пути к успеху.
Такой подход поможет сосредоточить максимум усилий в нужном направлении, что положительно отразится и на результатах сделок. Важные дела чаще всего подразумевают продолжительный путь для их осуществления. Когда люди сосредотачиваются на таких задачах, их мозг запускает режим реагирования, что дает возможность спокойно и рационально размышлять. Часто они сопровождаются узконаправленными мыслями, спешкой, обороной тактикой.
Выбор методов управления временем напрямую зависит от специфики рабочих задач. Стоит опробовать каждый из них, а также комбинировать удачные техники, что позволит рационально использовать каждую свободную минуту и успешно достигать поставленных целей. Умение разделять задачи по важности способствует рациональному распределению своего времени. Такой подход также помогает лучше планировать свои дела и повышает шансы на успех в достижении поставленных целей. В нем отсутствие эффективной приоретизации ведет к пропущенным дедлайнам, стрессу и снижению производительности.
Тот же, отчет, который вам дали делать сегодня с датой сдачи через неделю, должен попасть в этот квадрат. Задачи в этом квадрате не требуют срочности в решении. Соответственно, позволит добиться большей эффективности. При правильном планировании, все важные задачи должны находиться здесь и не перетекать в квадрат 1.
Такой подход позволяет выделить важные и существенные дела и решить, что делать с остальными. Оценка задач по критериям важности и срочности может быть достаточно субъективной. Человек может ошибочно считать неважную задачу важной или переоценить срочность. Это может привести к неправильному распределению времени и снижению производительности.